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Por trazabilidad se entiende la capacidad de rastrear los lotes de insumos o materiales utilizados en la elaboración del producto terminado. De esta manera resulta sencillo saber qué se uso en cada producto y, en caso de fallas, ubicar el lote defectuoso, quién lo proveyó y cuando ingresó.

La implementación de trazabilidad permite hacer el seguimiento de los insumos y materias primas desde el ingreso a planta, su transformación en productos intermedios y terminados y su posterior venta a terceros. Para ello es necesario asignar en cada paso un número de lote o partida para cada uno de los artículos utilizados, ya sea en ingresos a planta, movimientos internos, ordenes de producción y trabajo, remitos, etc.

En el caso en que se detecte un producto en mal estado debido a un lote de insumos fallado, puede conocerse en qué otras producciones y artículos se utilizó y a quienes se vendieron los productos.

La trazabilidad es un requisito previo fundamental para la certificación de las normas ISO 9000 y para la implementación de Buenas Prácticas de Manufactura (B.P.M.).

El software de gestión GES provee las herramientas necesarias para registrar el lote o partida en cada operación con cada artículo del sistema. De esta manera, el sistema preguntará por el lote del artículo cada vez que se realice una operación con artículos configurados con lotes.

Los códigos de lotes pueden darse de alta manualmente o automáticamente al ingresar la mercadería al stock (recepciones de proveedores, producciones / fabricaciones / ordenes de trabajo, etc.). El sistema lleva un control de los lotes activos y con stock, por lo que podrán consultarse los lotes disponibles en todo momento.

Al remitir un artículo a un cliente, el sistema tomará por defecto el lote más antiguo, a fin de respetar el F.I.F.O. (en inglés first-in, first-out o primero entrado, primero salido). No obstante ello, se puede seleccionar cuál de los lotes disponibles se va a utilizar.

Dado que cada ingreso de mercadería conlleva un costo asociado, el sistema registra el costo por cada lote. Esto permite obtener el costo real de una producción en función de los lotes de los insumos consumidos, que quedará registrado en el lote producido.

Cada vez que éste producto se venda, se conocerá el precio neto de venta y el costo real bruto, es decir, que podrá obtenerse el margen bruto real. Utilizando estos datos el sistema elabora el reporte de contribución marginal bruta.

El sistema de lotes permite también realizar la trazabilidad de mercadería importada, cuyo código de lote puede ser asociado a una importación (despacho de aduana). Bajo este esquema de trabajo pueden imprimirse en los remitos los despachos (lotes) asociados a la entrega de mercadería, que es un requisito legal.

La gestión de stock del software GES es sumamente configurable, pudiéndose definir artículos con y sin lotes. Además permite definir artículos con y y sin control de stock. Estas características hacen más simple la transición a un sistema de control rígido, que a veces cuesta mucho en las empresas.